İhalelerde Aşırı Düşük Savunma Dosyasının Hazırlanması

İhalelerde aşırı düşük savunma dosyası, istekliler tarafından verilen ve aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerin geçerliliğini kanıtlamak, ihale konusu işin teklif edilen fiyatla gerçekleştirilebileceğini kanıtlamak için hazırlanır.

Aşırı düşük tekliflerde savunma dosyası, teklifin neden geçerli olduğunu açıklayan belgeler ve açıklamalar içermelidir. Dosyada maliyet hesaplarının doğruluğu, piyasa fiyatlarıyla uyumluluğu ve tedarik stratejileri gibi detaylar yer almalıdır. Verilen teklifin gerçekçi fiyatlar ile tespit edildiğinin ortaya konulması gerekmektedir.

Aşırı düşük tekliflere ilişkin ilke ve kurallar kamu ihale mevzuatında düzenlenmiştir. Konuya ilişkin esas düzenleme 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesinde yapılmıştır. Bununla birlikte anılan kanun maddesinde yer verilen hükümlere paralel düzenlemeler ihale uygulama yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yer almaktadır.

Sınır değerin altında kalan tekliflerin nasıl değerlendirileceği, yaklaşık maliyet ve eşik değer ilişkisine bağlı olarak ihale dokümanında belirtilen yönteme göre yapılmakta olup, yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısına eşit veya üzerinde olan ihalelerde açıklama istenmesi zorunludur. Diğer hallerde idarenin tercihine bağlıdır.

Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri için ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla aşağıdaki iki seçenekten biri kullanılır. Bunlar;

1. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden açıklama istenmesi.
2. Sınır değerin altındaki teklifler açıklama istenmeksizin reddedilmesi.

Aşırı düşük teklif çalışmaları ise temelde iki aşamadan oluşmaktadır. Bunlar;

1. Aşırı düşük teklif sorgulaması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyetin hesaplanması aşamasında yapılacak işlemlerin belirlenmesi,
2. İhale komisyonunca, yaklaşık maliyet hesaplaması sırasında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenerek, bunlarla ilişkili olarak analiz girdilerinin belirlenmesidir.

Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden hangi bilgi ve belgeler talep edilir, bu süreç nasıl işler?

Aşırı düşük tekliflerin açıklanması sürecinde isteklilerden talep edilen bilgi ve belgeler ile bu sürecin işleyişi, ihale türüne (mal alımı, hizmet alımı veya yapım işi) göre farklılık göstermektedir.

Genel Süreç:

1.Aşırı düşük teklifin tespiti: Sınır değerin hesaplanması tüm yapım işlerinde zorunlu olup, İhale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra teklif fiyatı sınır değerin altında olan (hizmet alımı ve yapım işleri ihalelerinde) veya diğer tekliflere/yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olan (mal alımı ihalelerinde) teklifleri tespit eder.

2.Açıklama (savunma dosyası) talebi: İhale komisyonu, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. Aşırı düşük teklife yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. İsteklilere açıklama sunmaları için alım türüne göre uygun bir süre verilir. Yapım işleri ihalelerinde isteklilere en az 5 iş günü süre verilir.

Yapım İşleri İhalelerinde Açıklama Süreci ve İstenen Bilgi/Belgeler:

Aşırı düşük sorgu sürecinde idareler ve ihale komisyonlarınca yapılacak işlemler ihale mevzuatında açık bir şekilde tariflenmiştir. Komisyonlara, her ihale için ayrı ayrı değerlendirme süreci işletilmesine imkan tanıyan bir yetki tanınmamıştır.

• Sınır değerin altında kalan teklif sahiplerinden, yaklaşık maliyetin %80'lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu, idarece hazırlanan "sıralı iş kalemleri/grupları listesi"ni kullanarak bu iş kalemlerini/gruplarını belirler.
• İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmez. Bu belgeler, sadece teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden, tekliflerinin önemli bileşenleriyle ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla istenir.
• Açıklama istenen iş kalemlerinin/gruplarının birim fiyatlarına ilişkin, ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizler sunulmalıdır. Bu analizlerde, analiz girdilerinin toplam tutarının asgari %10'u oranında yüklenici kârı ve genel gider öngörülmesi zorunludur.
• Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmez.
• İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde, açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil olmak üzere analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir. Ancak, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3'üne eşit ve altında olan analiz girdileri için açıklama yapılması istenmez. İşçilik girdisi, bu oranın altında olsa dahi açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.
• Analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler sunulmalıdır:
• Yüklenici dışında üçüncü kişilerce imal edilen ve esaslı başka bir işçilik veya malzeme katkısı yapılmaksızın yapıya monte edilen iş kalemlerinin üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklanması durumunda, bu iş kalemlerine ilişkin analiz sunulması zorunlu değildir.
• İstekliler, iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatlarını veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Aynı durum, kamu kurum ve kuruluşlarının "kar ve genel gider hariç birim fiyatlarını" kullanıp kendi belirledikleri "kar ve genel gider" tutarını listeleyerek sunmaları halinde de geçerlidir

Aşırı Düşük Teklif Olmasını Etkileyen Faktörler

• Yaklaşık maliyet
• Verilen tüm teklifler
• Yapım ihalelerinde sınır değer katsayısı

Yapım İşlerinde Sınır Değerin Altında Kalan Tekliflerin Açıklanması ve Değerlendirilmesi

• Kamu İhale Genel Tebliği'nin 45'inci maddesinde düzenlenmiştir.
• Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin %80'lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. 
• Hangi iş kalemleri/grupları ve analiz girdileri için açıklama isteneceği detaylı olarak belirtilmiştir (%3 kuralı, işçilik girdisi istisnası vb.).
• Sunulan analizlerde, kar ve genel giderler hariç analiz girdilerinin toplam tutarının asgari %10'u oranında yüklenici karı ve genel gider öngörülmesi zorunludur.
• İdare tarafından ihale dokümanında analiz formatları verilir ve isteklilerin bu formata uygun analiz sunmaları beklenir. Özel iş kalemleri için analiz girdilerini içeren formatlar da idarece verilir.
• İsteklilerin kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatlarını veya daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve bunu liste halinde belirtmeleri durumunda analiz sunmaları zorunlu değildir.
• Analizlerdeki işçilik fiyatları, ihale tarihinde yürürlükte olan asgari ücretin altında olamaz.
• İhale komisyonu, ekonomik yapım yöntemi, avantajlı koşullar ve işin özgünlüğü gibi hususlardaki yazılı açıklamaları da dikkate alarak değerlendirme yapar.
• Açıklamalara dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler (fiyat teklifleri, üretici tarifeleri, maliyet/satış tutarı tespit tutanakları vb.) sunulmalıdır.
• Açıklama dosyalarının mevzuata uygun hazırlanabilmesi için idare tarafından gerekli bilgi ve belgelerin ihale dokümanında eksiksiz olarak yer alması temel şarttır.

Profesyonel Destek

Aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve açıklanması, kamu ihale süreçlerinin kritik bir aşamasını oluşturmaktadır. İdarelerin ve isteklilerin, ilgili mevzuatı ve Kamu İhale Kurulu düzenlemelerini titizlikle takip etmeleri, doğru hesaplamalar yapmaları ve usulüne uygun açıklamalar sunmaları, ihale süreçlerinin sağlıklı ve hukuka uygun bir şekilde yürütülmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Özellikle 15/06/2024 tarihinde yürürlüğe giren değişiklikler ve KİK'in güncel kararları dikkate alınarak hareket edilmesi gerekmektedir. Profesyonel destek almak, bu karmaşık süreçte karşılaşılabilecek hataların ve olası anlaşmazlıkların önüne geçilmesine yardımcı olabilecektir.

Kamu İhale Kurulu kararlarında, özellikle idarelerin eksik işlemleri nedeniyle açıklama süreçlerinin yenilenmesi gerektiği veya isteklilerin savunmalarının mevzuata aykırılıklar nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı sıkça görülmektedir. Aşırı düşük tekliflerin alım türüne göre farklılık göstermesi, idarelerin yapması gereken işlemlerin fazlalığı ve istekli firmaların açıklama yöntemlerinin karmaşıklığı nedeniyle, hem kamu idarelerinin hem de özel sektör firmalarının bu konuda profesyonel destek almaları önem arz etmektedir.

AMP Danışmandan profesyonel AŞIRI DÜŞÜK TEKLİF AÇIKLAMA (SAVUNMA) hizmeti alabilirsiniz.

Telefon: 0312 473 06 03 

WhatsApp : 0532 475 22 41

e-posta: danisman@amp.com.tr

 

Yapım İşlerinde Aşırı Düşük Teklif Açıklama Dosyalarının Hazırlanması başlıklı diğer makalemizede buradan bakabilirsiniz