İhale Şikayet Başvuru Dilekçesi Hazırlama

 

4734 sayılı Kanunun 54’üncü maddesinde şikayet ve itirazen şikayet başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yolu olarak öngörüldüğünden, yapılacak itiraz/şikayetlerde bir hak kaybına uğranılmaması için dava açılmadan önce şikayet ve itirazen şikayet aşamalarının tamamlanması başvuru sahipleri için önem arz etmektedir.

İhale Sürecinde Başvuru Yolları, Süreler ve İnceleme Esasları

Kamu ihale süreçlerinde karşılaşılan hukuka aykırı işlem veya eylemlere karşı aday, istekli veya istekli olabileceklerin kullanabileceği belirli başvuru yolları ve bu başvuruların tabi olduğu usul ve esaslar bulunmaktadır. Bu süreç, öncelikle ihaleyi yapan idareye yapılan şikayet başvurusu ve bu başvuru sonucunun uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması gibi durumlarda Kamu İhale Kurumu'na (Kurum) yapılan itirazen şikayet başvurusu olarak iki ana aşamadan oluşur.

Başvuru Yolları

İhale şikayet başvurusu, ihaleye katılan veya katılmayı düşünen kişilerin, ihale sürecinde karşılaştıkları sorunları veya haksızlıkları dile getirmek için yaptıkları bir başvurudur. Bu başvurular şikayet ve itirazen şikayet başvurusu olmak üzere iki aşamalı olarak yapılmaktadır.

Şikayet: İhale sürecindeki işlem ve eylemlerin hukuka aykırı olduğu iddiasıyla aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından ihaleyi yapan idareye EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden yapılan başvurudur.

İtirazen Şikayet: İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine alınan kararın uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması halinde ya da şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan ihalenin iptali kararına karşı EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden Kamu İhale Kuruma yapılan başvurudur.

Kurul tarafından itirazen şikayet üzerine başvurunun reddine veya düzeltici işlem belirlenmesine karar verildikten sonra idare tarafından verilen ihalenin iptali kararına karşı da Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.

Başvuru Ehliyeti (Kimler Başvurabilir?)

İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya uğramasının muhtemel olduğunu iddia edenler başvuruda bulunabilir.

Başvuru ehliyeti olan kişiler şunlardır:

İstekli olabilecekler: Ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının verilmesi, ilan veya dokümandaki düzenlemeler ve/veya bunlarla idari uygulamalar arasındaki uyumsuzluklar hakkında başvurabilirler.

Adaylar: Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde ön yeterlik başvurularının sunulması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin işlemlere başvurabilirler. Danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise kısa listeye alınmış olmaları kaydıyla ayrıca ihale daveti ve/veya ihale dokümanının gönderilmesi, dokümandaki düzenlemeler ve/veya bunlarla idari uygulamalar arasındaki uyumsuzluklar hakkında başvurabilirler.

İstekliler: Yeterlik başvurularının veya tekliflerin sunulması, değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin idari işlem veya eylemler hakkında başvurabilirler.

Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde oluşturulan şartları netleştirilmiş teknik şartname, istekli olabileceklerin başvurabileceği idari işlem veya eylem sayılır.

EKAP üzerinden e-imza kullanılarak doküman indirmek için gerçek ve tüzel kişilerin EKAP'a kayıtlı olması zorunludur. Ortak girişimlerde, Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişi ortakların tamamı bu koşulu sağlamalıdır.

Başvuru Süreleri

Başvuru süreleri idareye ve Kamu İhale Kurumuna göre değişiklik göstermekte olup, belirli kurallara tabidir.

İdareye şikayet başvuru süreleri

İhale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırı olduğu iddiasıyla idareye yapılan şikayet başvuruları için süreler şöyledir:

Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda, şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren beş gündür.

Diğer tüm durumlarda ise şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren on gündür.

Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler için farklı bir kural geçerlidir. Bu tür şikayetler, yukarıda belirtilen beş veya on günlük süreleri aşmamak kaydıyla, başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

Başvuru sürelerinin başlangıcı (idareye şikayet için)

İdereye yapılan şikayet sürelerinin başlangıcı şikayete konu doküman ve sürece göre değişiklik gösteren tarihlerden itibaren işlemeye başlar:

İlana yönelik başvurularda süre ilk ilan tarihini izleyen günden itibaren başlar.

Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için süre, dokümanın EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiği tarihi izleyen günden itibaren başlar.

İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda süre, şikayete yol açan durumun farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren başlar.

Örnek 1 (Genel Şikayet): Bir ihalede idarenin yeterlik değerlendirmesiyle ilgili bir işlemini 15 Ocak tarihinde tarafınızca fark edildiğini varsayarsak. Bu işleme karşı idareye şikayet başvurusu süresi, 15 Ocak'ı izleyen gün olan 16 Ocak'ta başlar ve genel kurala göre 10 gün sürer. Dolayısıyla başvuru en geç 25 Ocak günü sonuna kadar yapılmalıdır.

Örnek 2 (İlan/Doküman Şikayeti): İhale ilanı 5 Şubat tarihinde yayınlanan bir işte bu ilandaki bir hükme karşı şikayet süresi 6 Şubat'ta başlar. İhale için son teklif verme tarihini 20 Şubat olarak kabul ettiğimizde. Şikayet başvurusu, 6 Şubat'ta başlayan 10 günlük genel süreyi (en geç 16 Şubat) aşmamak kaydıyla, en geç ihale tarihinden üç iş günü öncesi olan 17 Şubat gün sonuna kadar yapılabilir. Eğer 17, 18, 19 Şubat iş günü ise başvuru en geç 16 Şubat mesai sonuna kadar yapılmalıdır. (Not: Buradaki 'üç iş günü öncesine kadar' ifadesi önemlidir ve genel sürenin önüne geçebilir.)

Örnek 3 (Doküman İndirme Tarihi): İhale dokümanının 1 Mart tarihinde EKAP üzerinden e-imza ile indirildiği bir işte dokümanın ilana yansımayan bir hükmüyle ilgili şikayet süresi 2 Mart'ta başlar ve genel süre 10 gündür yani en geç 11 Marta kadar başvuru yapılması gerekir. İhale  tarihi 20 Mart ise ve 17-18-19 Mart iş günü ise, başvurunuzu genel süre olan 10 gün (11 Mart) içerisinde yapmanız gerekir, zira bu tarih üç iş günü öncesi kuralından (17 Mart) önce gelmektedir.

İtirazen şikayet başvuru süreleri

İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine alınan kararın uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması hallerinde ya da şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan ihalenin iptali kararlarına karşı doğrudan Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.

İtirazen şikayet süreleri şöyledir:

Şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda süre beş gündür.

Diğer hallerde (örneğin idarenin şikayeti reddetmesi veya süresinde karar almaması) süre on gündür.

Başvuru sürelerinin başlangıcı (kuruma itirazen şikayet için)

Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi izleyen günden itibaren başlar.

İdarenin şikayet üzerine on gün içerisinde karar almaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen günden itibaren başlar.

İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında süre, iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi izleyen günden itibaren başlar.

Örnek 1 (İdarenin Karar Bildirimi): İdare, şikayet başvurunuzu değerlendirdi ve kararını 10 Nisan tarihinde size tebliğ etti. İdare kararına karşı Kuruma itirazen şikayet başvuru süresi, 10 Nisan'ı izleyen gün olan 11 Nisan'da başlar ve genel kurala göre 10 gün sürer. Dolayısıyla başvuru en geç 20 Nisan günü sonuna kadar yapılmalıdır.

Örnek 2 (İdarenin Süresinde Karar Almaması): İdareye 10 Mayıs tarihinde şikayet başvurusunda bulundunuz. İdarenin karar alma süresi 10 gündür ve bu süre 20 Mayıs'ta dolar. İdare bu süre içinde karar almadı. Kuruma itirazen şikayet başvuru süresi, 20 Mayıs'ı izleyen gün olan 21 Mayıs'ta başlar ve genel kurala göre 10 gün sürer. Dolayısıyla başvuru en geç 30 Mayıs günü sonuna kadar yapılmalıdır.

Örnek 3 (İptal Kararı): İdare 5 Haziran tarihinde ihalenin iptali kararı aldı ve bu kararı size tebliğ etti. İptal kararına karşı Kuruma itirazen şikayet süresi, 5 Haziran'ı izleyen gün olan 6 Haziran'da başlar ve iptal kararlarına karşı özel kurala göre 5 gün sürer. Dolayısıyla başvuru en geç 10 Haziran günü sonuna kadar yapılmalıdır.

Sürelerle İlgili Genel Esaslar

Tatil günleri sürelere dahildir.

Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar.

Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunluluğu bu tatil sürecinin uzamasından etkilenmez.

Örnek 1 (Tatil Günü): İdareye şikayet sürenizin son gününün bir Pazar gününe (tatil günü) denk gelmesi durumda süreniz Pazar gününü izleyen ilk iş günü olan Pazartesi günü mesai bitimine kadar uzar.

Örnek 2 (Tatil Günü ve Üç İş Günü Kuralı): İhale dokümanına yönelik şikayetiniz için son başvuru tarihi 20 Şubat (Çarşamba). Üç iş günü öncesi kuralı gereği şikayetinizi en geç 17 Şubat (Pazar) gününe kadar yapmanız gerekiyor. Normalde pazar tatil olduğu için süre Pazartesi'ye uzamalıydı ancak ilan/doküman şikayetlerinde üç iş günü kuralı zorunludur. Bu durumda başvurunun 15 Şubat (Cuma) mesai bitimine kadar yapılması gerekir.

Başvuruların Yapılacağı Yerler

Şikayet başvuruları, EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-şikayet) ihaleyi yapan idareye yapılır. İtirazen şikayet başvuruları ise EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-itirazen şikayet ile) Kamu İhale Kurumuna yapılır.

Başvuruların ihaleyi yapan idare veya Kurum dışındaki idari ya da yargı mercilerine yapılması ve bu merciler tarafından ilgili idareye veya Kuruma gönderilmesi halinde, dilekçelerin ilgili idare veya Kurum kayıtlarına girdiği tarih başvuru tarihi olarak kabul edilir. Bu tür başvurularda, başvuru süresinin henüz dolmadığı hallerde dilekçedeki eksiklikler sürenin sonuna kadar giderilebilir. Doğrudan Kuruma yapılan ve idareye gönderilen şikayet başvurularında da dilekçenin idare kayıtlarına alındığı tarih, idareye başvuru tarihi sayılır.

Kurul Tarafından Alınacak Kararlar

İtirazen şikayet başvuruları üzerine Kurul gerekçeli olarak şu nihai kararlardan birini alır.

İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptali.

İdare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda düzeltici işlem belirlenmesi.

Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun sözleşme imzalanmış olması, şikayete konu işlemlerde iptal veya düzeltici işlem gerektirecek hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet konusunun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddi.

Kurul Kararlarının Uygulanması

İhaleye yönelik itirazen şikayet başvuruları üzerine Kurul tarafından çeşitli kararlar alınabilir. Bu kararlar arasında ihalenin iptali, düzeltici işlem belirlenmesi veya başvurunun reddi yer alır.

İdare, hukuki durumda değişiklik yaratan Kurul kararlarının gerektirdiği işlemleri ivedilikle yerine getirmek zorundadır. Kurul kararlarının eksik veya yanlış uygulandığını iddia edenler bu hususa ilişkin başvuruyu itirazen şikayet olarak doğrudan Kuruma yaparlar. Kurul tarafından alınan kararların hiç uygulanmaması halinde doğrudan Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulabilir.

Hukuki Durumda Değişiklik Yaratan Kararların Uygulanması: Kurul tarafından alınan ve hukuki durumda değişiklik yaratan kararların gerektirdiği işlemlerin idare tarafından ivedilikle yerine getirilmesi zorunludur.

Örnekleme: Eğer Kurul, bir ihalenin belirli bir aşamasındaki hukuka aykırılık nedeniyle “düzeltici işlem” yapılmasına karar verirse, idare bu kararda belirtilen düzeltici işlemleri (örneğin, belirli tekliflerin yeniden değerlendirilmesi, belirli bir belgenin yeniden incelenmesi gibi) gecikmeksizin yapmakla yükümlüdür. Ya da Kurul “ihalenin iptaline” karar verirse, idare ihaleyi iptal etmek zorundadır.

Kararların Eksik veya Yanlış Uygulanması: Hukuki durumda değişiklik yaratan Kurul kararlarının idare tarafından eksik veya yanlış uygulandığını iddia eden ilgililer, bu duruma ilişkin başvuruyu doğrudan Kuruma itirazen şikayet başvurusu olarak yapabilirler.

Örnekleme: Tekliflerin değerlendirilmesindeki bir hata nedeniyle Kurul tarafından A ve B firmalarının tekliflerinin yeniden değerlendirilmesine karar verilen bir durumda (düzeltici işlem). İdare bu kararı uygularken sadece A firmasının teklifini yeniden değerlendirir ve B firmasını gözardı ederse, B firması (veya hak kaybına uğradığını düşünen başka bir ilgili), idarenin bu uygulamasının Kurul kararını eksik uyguladığını belirterek doğrudan Kuruma tekrar itirazen şikayet başvurusunda bulunabilir.

Kararların Hiç Uygulanmaması: Kurul tarafından alınan kararların idare tarafından hiç uygulanmaması halinde doğrudan Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulabilir.

Örnekleme: Kurul bir ihalenin iptaline karar verdi diyelim. Eğer idare bu karara rağmen ihaleyi iptal etmez ve süreçte ilerlemeye çalışırsa, ilgililer idarenin Kurul kararını hiç uygulamadığını belirterek doğrudan Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunma hakkına sahiptir.

Özetle, Kurul kararlarının uygulanması idarenin bir yükümlülüğüdür ve bu kararların uygulanmaması, eksik veya yanlış uygulanması durumları için yasal yollar (doğrudan Kuruma itirazen şikayet veya Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusu) tanımlanmıştır.

Başvuru dilekçelerinin önemini

Başvuru dilekçeleri, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırı olduğu iddiasıyla aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından başvurulabilen şikayet ve itirazen şikayet yollarının temelini oluşturur.

Bu dilekçelerin önemi çeşitli açılardan kaynaklanmaktadır:

Başvuru Sürecini Başlatmanın Resmi Yolu Olmaları: Şikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma (Kamu İhale Kurumu) hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır. Bu dilekçeler, hukuka aykırılık iddiasını resmi olarak ilgili mercilere ulaştırmanın tek yoludur.

Başvurunun Konusunu ve Kapsamını Belirlemeleri: Dilekçelerde başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı delillerin belirtilmesi zorunludur. İdare yapacağı incelemelede konuyu şikayet konusunun sınırları kapsamında inceler. Kurum tarafından yapılan itirazen şikayet incelemesi de genellikle başvuru sahibinin iddiaları ve idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlarla sınırlıdır. İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez.

Yani, ilk dilekçede unuttuğunuz veya belirtmediğiniz bir iddiayı daha sonra Kuruma yapacağınız itirazen şikayette ileri süremeyebilirsiniz. Bu kural, ilk dilekçenin kapsamının ne kadar belirleyici olduğunun somut bir örneği olup, ilk şikayet dilekçesinin ne kadar eksiksiz ve detaylı hazırlanması gerektiğinin önemini gösterir, çünkü ileriki aşamalarda yeni iddialar eklemek mümkün olmayabilir.

Usul ve Şekil Şartlarına Uyumun Zorunlu Olması: Dilekçelerin ve eklerinin belirli şekil unsurlarına uyması ve zorunlu bilgi/belgeleri içermesi gerekmektedir.

Şikayet başvurularında, dilekçe ve ekindeki zorunlu bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda, eksiklikler başvuru süresinin sonuna kadar giderilmezse idare başvurunun reddine karar verir.

Başvuru Sürelerinin Hesaplanmasında Rol Oynamaları: Şikayet ve itirazen şikayet başvuruları belirli sürelere tabidir. Başvuru dilekçelerinin idare veya Kurum kayıtlarına girdiği tarih başvuru tarihi olarak kabul edilir. Bu da dilekçenin süresi içinde ilgili mercie ulaşmasının kritik olduğunu gösterir.

Yetkilendirmeyi Göstermeleri: Başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin ve imza beyannamesinin (veya bu bilgilere ilişkin bilgilerin) dilekçeye eklenmesi veya belirtilmesi zorunludur. Ortak girişimler adına yapılan başvurularda kimin başvuruyu yapacağı ve hangi belgelerin ekleneceği de belirtilmiştir. Bu belgelerin eksikliği de başvurunun reddine neden olabilir.

Karar Alma Süreçlerinin Başlangıcı Olmaları: Başvuru dilekçeleri, idare veya Kurum tarafından ihale süreciyle ilgili kararların (ihalenin iptali, düzeltici işlem, başvurunun reddi) alınmasına giden inceleme sürecini tetikler.

Bu bağlamda başvuru dilekçeleri, ihale süreçlerindeki şikayet ve itirazen şikayet mekanizmalarının başlatılması, şikayet konusunun belirlenmesi ve başvurunun geçerli sayılması için zorunlu olan resmi belgelerdir. Dilekçelerin ilgili mevzuatlarda belirtilen şekil, içerik ve ek belgeler açısından eksiksiz ve süresi içinde sunulması, başvurunun esastan incelenmesinin ön şartıdır. Aksi takdirde, başvuru haklı olsa dahi usul eksiklikleri nedeniyle reddedilme riskiyle karşı karşıya kalır.

Özetle, başvuru dilekçeleri, sadece bir talep yazısı değil, ihale şikayet ve itirazen şikayet sürecinin temel taşıdır. Bu durum dilekçelerin ne kadar önemli ve titizlikle hazırlanması gerektiğini göstermektedir.

AMP Danışmandan ŞİKAYET VE İTİRAZEN ŞİKAYET BAŞVURU DİLEKÇESİ hazırlama hizmeti alabilirsiniz

Şikayet ve itirazen şikayet başvuru süreçleri tamamlanmadan sözleşmelerin imzalanması kanunen mümkün değildir. AMP danışman olarak hak kayıplarının önlenmesi maksadıyla oluşturulan bu önemli süreçte hem idareler hem de firmalara yönelik şikayet ve itirazen şikayet başvuru süreçlerinde her türlü desteği veriyoruz.

Projenize özel satın alabileceğiniz hizmet paketi ile başvurularınızın tamamına yönelik danışmanlık hizmeti alabileceğiniz gibi istediğiniz aşamada ve istediğiniz başvuru konusunda ihale uzmanı danışmanlık hizmetimizden faydalanabilirsiniz.